BAB V

PROSES DATABASE

 

Microsoft Excel menjadikan fasilits database yang berfungsi untuk mengelola data yang ada sehingga menghasilkan informasi baru.
Database terdiri dari sekumpulan racord, sedangkan recoard terdiri atas kumpulan field (data) yang membentuk satu kesatuan arti, dan masing – masing filed (data) saling berhubugan satu dengan yang lain, sehingga membentuk satu pengertian tertentu.

Di dalam Microsoft Excel 2007 disediakan berbagai kegiatan pengoprasian database seperti mengurutukan dat, memlacak dan menampilkan data dengan filter, melengkapi tabel dengan subtotal, membuat rekapitulasi data dengan pivot tabel dan konsolidasi data dari beberapa lembar kerja dan lain sebagainya.

 

Ø  MENGURUTKAN DATA

Langkah-langkahnya sebagai berikut :

1.       Sorot atau blok range data yang akan diurutkan, misalnya A3:G12

2.       Pilih dan klik menubar Data, Sort

3.       Pilih program pengurutan yang diinginkan dari A ke Z (Ascending) atau Z ke A (Descending) , lihat pada gambar

 

 

Ø  MELACAK DATA DENGAN FILTER

Database yang kita miliki dapat dilacak dengan mudah. Data Filter merupakan salah atau fasilitas yang digunakan dalam melacak data ini berdasarkan kirteria/syarat tertentu. Data Filter terbagi menjadi dua yaitu AutoFilter dan Advanced Filter.

Syarat untuk melakukan proses Filter adalah :
Setiap Field/data mempunyai judul
Judul setiap field terletak dalam satu baris
Setiap judul kolom/filed tidak mempunyai nama yang sama

 

Langkah-langkahnya sebagai berikut :

1.      Pilih menu Data

2.      Pada kolom Filter, seperti gambar

 

Ø  MELACAK DATA DENGAN ADVANCED FILTER

Sebelum melakukan proses Advanced Filter terlebih dahulu harus dibuatkan kriteria pemilihan data (criteria range), misalnya nama penyakit paru-paru yang berada pada range A15:A16.

Langkah-langkahnya sebagai berikut :
1.Pilih menu Data

2.Pilih Advanced di samping kanan Filter
3.Isi di kolom yg telah disediakan sesuai dengan data yang diinginkan
4.Kemudian klik OK.

 

Keterangan :

  • Filter the list in-place : Proses menampilkan data yang memnuhi syarat akan dilakukan pada lembar kerja database yang bersangkutan.
  • Copy to another location : Menampilkan hasil proses filter data pada range tertentu di luar range database yang ada.
  • List range : Menentukan range database yang akan di gunakan proses filter.
  • Criteria range : Menentukan sebuah range yang merupakan acuan pelacakan.
  • Copy to : Menentukan range output yang merupakan temapt hasil dari proses pelacakan/filter.
  • Unique records only : Menampilkan satu record yang mewakili beberapa record yang sama.

Ø  SUB TOTAL

Fasilitas Subtotal yang merupakan perhitungan data pada setiap kelompok data yang sejenis. Subtotal akan lebih bermanfaat dan atau mempunyai nilai yang berarti apabila digunakan setelah proses pengurutan data, sehingga hasilnya lebih komunikatif.

Langkah-langkahnya sebagai berikut :

1.      Urutan database yang kita miliki berdasarkan kelompok data yang akan dilengkapi dengan subtotal, misalanya diurutkan berdasarkan Jenis Kelamin.

2.      Sorot seluruh database yang telah diurutkan (termasuk judul kolom/field dan seluruh record)

3.      Klik menu Data, kemudian pilih Subtotal, lihat pada gambar

 

 

 

Keterangan :

    • At each change in : memuat field yang akan dibuat sebagai acuan kelompok sebtotal atau Field yang merupakan kunci pengurutan data pertama (short by)
    • Use function : memuat sebelas fungsi yang dapat digunakan.
    • Add subtotal to : informasi pilihan judul field yang akan dibuat sebtotal (dihitung subtotal datanya).
    • Replace current subtotal : mengganti dengan hasil perhiutungan subtotal yang terbaru.
    • Page break between groups : setiap group (subtotal) akan ditempatkan dalam satu halaman.
    • Summary below data : data akan ditempatkan di bawah dari subtotal dan grandtotal untuk setiap kelompok data atau sebaliknya.
    • Remove All : menghilangkan semua sebtotal dan grandtotal yang telah di tampilkan di layar.

4.      Tentukan Jenis Kelamin pada pilihan At each change in.

5.      Pada pilihan Use function, klik dan pilih fungsi SUM.

6.      Pada bagian Add subtotal, klik tau tandai dengan ceklist pada  pilihan Biaya.

7.      Tandai dengan ceklist pada pilihan Replace current subtotal dan pilih Summary below data.

8.      Klik tombol OK, apabila semua pilihan sudah sama dengan kotak dialog tersebut diatas.

 

Ø  VALIDASI DATA

Fasilitas Validasi data (Validation) berfungsi untuk membatasi dan mengontrol masukan dta pada suatu sel atau range, sehingga tingkat keabsahan (validitas) data akan tinggi. Misalnya kita kan memasukkan data pada field Tanggal, Kode Barang dan Cabang.

Langkah-langkahnya sebagai berikut :

1.      Klik menu Data

2.      Klik Data Validation

3.      Pilih Data Validation

 

4.      Pada kolom Allow dipilih Date

5.      Kemudian isi kolom-kolom sesuai data yang diinginkan

6.      Klik operator between pada pilihan Data, untuk membatasi antara tanggal 1 Desember 2012 dengan tanggal 30 Desember 2012.

7.      isikan tanggal 01/12/12 pada pilihan Start date dan 30/12/12 pada pilihan End date.

8.      Klik tab Input Massage untuk memberikan keterangan pada sel yang dipilih, misalnya seperti pada tampilan berikut ini :

9.      Klik OK apabila telah selesai. Validasi data ini akan diberlakukan pada range yang telah dipilih sebelumnya.